Raportowanie do organów nadzoru traktowane jest przez wiele firm jak biurokratyczny obowiązek do wypełnienia szybko i bez namysłu. To podejście generuje błędy, które podczas kontroli stają się poważnymi zarzutami.
Niekompletne dane jako źródło problemów
Raport o podejrzanej transakcji (STR) wysłany do GIIF bez pełnej historii rachunku klienta, bez opisu zastosowanej metodyki analizy i bez wskazania konkretnej podstawy prawnej — to typowy przykład dokumentu, który formalnie istnieje, ale merytorycznie jest bezużyteczny. Organy nadzoru oczekują substancji, nie formularza.
Terminy, których nie można przekroczyć
Zgodnie z polską ustawą o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, podejrzane transakcje należy zgłosić niezwłocznie — w praktyce oznacza to nie więcej niż 24–48 godzin od momentu powzięcia uzasadnionego podejrzenia. Wiele firm zgłasza je po tygodniu lub dwóch, tłumacząc opóźnienie trwającą analizą wewnętrzną. To argumentacja, która nie znajduje zrozumienia u regulatora.
Błędem jest też brak spójności między raportami a wewnętrzną dokumentacją. Jeśli raport wskazuje na wysokie ryzyko klienta, a jego ocena w systemie CDD pozostaje na poziomie niskim — to sygnał dla kontrolerów, że procesy wewnętrzne nie działają.
Warto raz na kwartał przeprowadzać wewnętrzny przegląd jakości raportowania. Nie chodzi o audyt formalny, ale o sprawdzenie kilku losowych przypadków z ostatnich miesięcy — czy logika decyzji jest odtwarzalna, czy dokumentacja jest kompletna, czy terminy zostały zachowane. Taki przegląd pozwala wychwycić systemowe problemy zanim zrobi to inspektor.
Czy ten artykuł był pomocny?